Những ngày này, bên cạnh hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, cán bộ, công chức, người lao động ở 12 cơ quan, đơn vị khối Đảng, đoàn thể huyện; 12 cơ quan chuyên môn UBND huyện và 5 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND huyện đang gấp rút thống kê, kiểm kê, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành; các lĩnh vực, tài sản thuộc trách nhiệm quản lý của mình để bàn giao, dự kiến thực hiện bàn giao xong trước ngày 20/12/2024. Cùng đó 59 đơn vị trường học cũng tiến hành bàn giao.

Văn phòng HĐND- UBND huyện là đơn vị chuyển nhiều văn bản đi cũng như nhận nhiều văn bản đến. Đồng chí Nguyễn Thị Thanh Xuân, Phó Chánh Văn phòng cho biết: "Khó khăn là công việc nhiều, thời gian gấp rút, hồ sơ, tài liệu bàn giao đòi hỏi phải đầy đủ, chính xác, khoa học. Thuận lợi là đơn vị có 3 cán bộ văn thư và lưu trữ có nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tiễn. Tranh thủ từng ngày, đơn vị huy động nhân lực làm tăng ca, thêm giờ, làm cả ngày thứ Bảy, Chủ nhật để sắp xếp hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý hồ sơ. Đến nay đã cơ bản hoàn thành việc sắp xếp, chỉnh lý”.

Đồng chí Phòng Thị Ngân, Trưởng Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện thông tin, số lượng tài liệu, hồ sơ giấy tờ liên quan đến lĩnh vực của phòng về đất đai, môi trường, khoáng sản, tài nguyên nước là vô cùng lớn. Theo thống kê, đã có 5.400 hồ sơ, tài liệu và hơn 200 tờ bản đồ được chỉnh lý theo quy định. Từ năm 2018 đến nay còn khoảng 2.000 cặp tài liệu tương đương với 4.700 đầu mục hồ sơ chưa được chỉnh lý, mới được sắp xếp để bảo quản và khai thác.

Với số lượng hồ sơ, tài liệu lớn như vậy, để bàn giao cho đơn vị mới được đầy đủ, kịp thời, chuẩn xác, phòng tăng cường cán bộ, làm thêm giờ để rà soát, sắp xếp các mục lục, giao đặc trách cho một công chức để quản lý, kiểm soát. Bên cạnh đó đề xuất với lãnh đạo huyện bố trí cán bộ lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện hỗ trợ. Quan sát kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu về tài nguyên, môi trường nhận thấy từng bộ được đánh số, đánh dấu khoa học, bảo đảm khi bàn giao không để sót, lọt, hỏng.

Đối với hồ sơ, tài liệu giấy khi bàn giao phải bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, không bị thất lạc. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, kiểm kê, phân loại, thống kê thành mục lục, có niêm phong. Với những hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành thì lập danh mục hồ sơ, tài liệu (các lĩnh vực của từng đơn vị quản lý từ thời điểm có hồ sơ, tài liệu đến thời điểm sáp nhập), bàn giao nguyên trạng cho cơ quan mới. Đối với hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết cũng được lập danh mục, bàn giao nguyên trạng về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp. Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp khi đến hạn. Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử thực hiện bàn giao theo chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống.

Với khối lượng công việc lớn và phải hoàn thành trong thời gian ngắn, để việc sắp xếp, bàn giao hồ sơ, tài liệu được đúng thời gian, UBND huyện đã bố trí kinh phí để thực hiện. Lãnh đạo huyện thường xuyên quan tâm, đôn đốc, kiểm tra, động viên, giao Phòng Nội vụ làm đầu mối. Trong quá trình thực hiện, các cơ quan, đơn vị thường xuyên trao đổi để điều chỉnh kịp thời, bảo đảm các hồ sơ, tài liệu được lưu trữ, lên danh mục bàn giao đúng quy định, đặc biệt là các hồ sơ, tài liệu mật, hồ sơ tài chính, hồ sơ pháp lý các lĩnh vực.

Đồng chí Phan Văn Giang, Trưởng Phòng Nội vụ cho biết: Với yêu cầu hồ sơ, tài liệu phải được bàn giao đầy đủ, nguyên trạng, bảo đảm phục vụ được hoạt động của đơn vị hành chính mới trên tinh thần chủ động, trách nhiệm, khẩn trương, các cơ quan của TP Bắc Giang và huyện Yên Dũng đã chủ động, thường xuyên trao đổi, phối hợp để thống nhất phương thức bàn giao. Đến nay đã cơ bản thực hiện xong, bảo đảm cho việc giải quyết các giấy tờ liên quan của tổ chức và công dân trên địa bàn đơn vị hành chính mới được thuận lợi, không bị gián đoạn.

 Thu Phong